Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar — 15 januari, 2016

Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar

I det här blogginlägget ska vi ge lite tips på vad man kan använda fonetiken i Tellus till. Vi har fått flera frågor om hur man kan hantera tjänstlediga personer som ska få vikarier samt hur licenserna fungerar då.

 

Under SourceTech Forum hade vi ett pass med Tips & Trix för telefonister & administratörer där Cecilia gick igenom detta.

 

Det som gäller för fonetiken är följande:
•När man gör en sökning MÅSTE den bestå av minst 3 tecken för att man ska få fonetiska träffar.
•Det finns ingen begränsning på hur många alternativa stavningar du kan lägga till på en användare.

 

Problemet
I Tellus räknas licenserna på användare och detta gör att man lätt kan komma upp i taket för hur många licenser man har om man lägger in alla användare, speciellt om man har kvar dom som är tjänstlediga eller av annan anledning inte kommer att arbeta under en lång period. Då kan man dessutom behöva lägga till nya användare eftersom det kommer ersättare. Vi har förstått att många tyckt att det varit besvärligt att ha användare i systemet som inte används annat än till information och då även tar upp en licens.

 

Hur gör man?
För att förklara hur man kan hantera tjänstlediga personer och vikarier behöver vi ett scenario.

 

I det här fallet har vi en användare, Julia, som ska gå på tjänstledighet under ett år. Det kommer att börja en person som under detta år tar över hennes arbetsuppgifter. Detta är Karin.

 

Till en början måste vi söka upp Julias användare i Tellus Web, från detaljvyn väljer vi sedan att redigera hennes användare.
Detaljer.png

 

När vi har kommit in i administrationsdelen bockar vi i boxen där det står “Inaktiv”. Detta gör att Julias användare inte längre kommer att ta upp en licens, men det innebär även att den inte längre är sökbar. Nu ska vi börja skapa upp vår nya användare. Detta gör vi genom att klicka på länken högst upp till höger, “Skapa kopia”.

Inaktiv.png

Det som händer nu är att de inställningar som är generella behålls:
•Organisationstillhörighet
•Standardschema
•Återtid
•Chef
•Ersättare
•Titel
•Plats
•Adress
•Språk
•Tidszon
•Meddelandeinställningar
•Roll
•Sökord

 

Detta gör att vi nu endast måste fylla i den information som gäller Karin:
•Namn
•Användarnamn
•Epost
•Födelsedag
•Fonetik
•Telefonnummer
•osv.

 

Problemet som nu kan uppstå är att det ringer folk och söker Julia, men eftersom hon är inaktiv kan vi inte längre söka efter henne. Det vi då kan göra är att lägga in Julias för- och efternamn som fonetik på Karins användare. På så sätt kommer vi att få sökträff på Julia även om hennes användare inte längre är sökbar.

För att göra det tydligt för telefonister rekommenderar vi att man även skriver in information i fältet för telefonistinformation.

En kort text, till exempel “Karin är vikarie för Julia till och med 2017-01-01” kommer att underlätta framför allt den första tiden.

Om du har önskemål gällande vad ni vill läsa i dessa blogginlägg är ni välkomna att kommentera, på så sätt kan vi styra innehållet för att det ska bli tydligare för er.

 

Release Note Tellus Unlimited – Release 3 — 7 januari, 2016

Release Note Tellus Unlimited – Release 3

Release Note Tellus Unlimited – R3

The third release of our Tellus-suite have been released! We call it Tellus Unlimited and the release name came to us when we started to build our new subscription model. We thought that this third release will give our customers unlimited control over their licenses. We believe that it is important for our customers to be able to handle their system on an easy and controllable way. Therefore we built our Tellus-suite to fit these demands.

Read more below or visit our website http://sourcetech.se/en/tellus-unlimited.html for more information and images.

General

SourceTech Tellus Unlimited (Release 3) includes several new features and enhancements;

  • Tellus has support for a new payment model, subscription.
  • New application SourceTech Cloud Service used for automatic license generation.
  • Tellus Voice has now support for multi company.
  • Plugin for 4059EE integration to Alcatel-Lucent OpenTouch Customer Service.
  • New design in TellusWeb and SourceTech 4059EE FeaturePack.

 

Licensing

! Tellus Unlimited requires new server license. Customer’s system needs to be converted to Tellus Unlimited licenses in Spectra™!

Automatic generation of licenses are available in Tellus Unlimited. This is available for both customers who has the new subscription model and the old payment model. When Tellus is configured correctly, licenses will be automatically downloaded from Spectra to the system. The new license is valid for a month and a new license is downloaded every week.

 

SourceTech Cloud Services

New technician tool!

SourceTech Cloud Services handles the new automatic license generation. SourceTech SuGet, used for downloading packages for Tellus Voice has been added as a part of Cloud Service.

In SourceTech Cloud Service a specific customer portal has been added, used by Technicians.

 

Tellus

Subscription

A completely new payment model is now available with Tellus. It is possible to have Tellus as a Subscription. This means that the customer pays an amount each month for their licenses.

An administration page for this is added at TellusWeb. There the customer can se exactly what licenses they are using and and the number of licenses. They can also modify the amount of licenses by adding or removing. When confirming order of change of licenses a new license is generated from Spectra. If the altered license items doesn’t need installation/configuration by technician the customer can use it direct.

TellusWeb

New:

Support for OpenTouch node administration.

Support for Tellus Unlimited subscription model.

Scroll to user details.

Organisation settings for Tellus Voice administration.

New design

Tellus has received a slightly new design to match the design of 4059EE and 4059EE Feature Pack. The meny tabs with names have been changed to a icon set instead.

Updates:

Licenses sorted by latest modified.

Updated the default iMez url.

Able to have Pagers as active phone.

Able to upload Feature Pack licenses.

Updated name subscription management.

Bugfix:

Fixed a bug where IsSystem users could not be updated.

Fixed a bug where Tellus Voice user settings were not visible in User settings, when impersonating.

TellusMobile

New:

Added voicemail listing and playback.

Update:

Updated icons and colors.

4059EE Feature Pack

New: Plugin for Alcatel-Lucent OTCS (Open Touch Customer Service).

New: Implemented Tellus Hub client to get automatic license updates.

Update: Loading an invalid license from Tellus Hub will disable PAM until valid license has been loaded.

 

Tellus Voice

Multi-company

From Tellus Unlimited there are support for Multi-company. Specific settings for Tellus Voice can be different depending om which organisation settings the different organisation has. The settings available are Welcome Message, Polling number, Default destination, Default Language and Pause before audio playback (used at Re-Invite)

These settings are located at Organisation settings in the Administration at TellusWeb.

Multiple Personal Greetings

Support for Multiple Greeting has been added. It is possible to have different personal greetings depending on different call states; Standard (a normal absence), Busy and No reply.
All administration is done in the phone administration of Tellus Voice. The user can have 9 different recorded greetings saved.

Tips & Trix- Version overview — 24 augusti, 2015

Tips & Trix- Version overview

In order to know which versions are available for download, a technician (or any user with the rights) needs to log on to the SourceTech Portal to see the latest downloadable version. Nowadays, you as the administrator of Tellus Web has access to see which version you have and which version that is available for download.
To see this you need to have any administrator rights in Tellus. You’ll find this page in the last pane ”System Settings” and then select ”About”.
About.png
The page you are going to see looks like this. You will see the running Tellus applications at the top of the table.
There are a few rows here that could be of interest.
  • Tellus WebClient (This row and the TellusPAMService indicates which version the installed software has)
  • Tellus Mobile
  • EwsStatusManager (The service that handles the calendar integration)
The page shows you what versions that are running in your system, but it also shows witch applications that are installed and running.
The inactive applications are displayed with a light grey text. This system has, for example, the service eXpose installed, but it is not running or being used.
The column after the name of the service is the one that shows what version you have installed, the next column shows which version that are available for download. In this way, you as a customer can keep track of the latest downloadable version.
Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt — 20 augusti, 2015

Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt

För att veta vilka versioner som finns tillgängliga för nedladdning, har en tekniker (eller någon med de rättigheterna) behövt logga in på SourceTech Portal för att se vilken senaste versionen är. Numera kan du som administratör i Tellus Web enkelt se vilken version ni har på systemet samt vilken version som finns tillgänglig för nedladdning.

För att se detta behöver du ha någon av administratörsrättigheterna i Tellus. Du hittar denna sida i den sista menyn ”Systeminställningar” och sedan väljer du ”Om Tellus R2”.
About.png

 

Sidan du då kommer till ser ut så här. Överst i tabellen ser du de applikationer som körs och som hör till Tellus.
Det finns några rader här som kan vara intressanta.
  • Tellus Webclient (Denna rad samt den som är för ”TellusPAMService” visar versionen på Tellus)
  • Tellus Mobile
  • EwsStatusManager (Tjänsten som hanterar kalenderkopplingen)
Den här sidan visar nämligen inte bara vilka versioner som är installerade hos er, utan även de tjänster som är igång.
De rader som har ljusgrå text är inaktiva. Det här systemet har tillexempel tjänsten för eXpose installerad, men den är inte igång och används.
Kolumnen efter namnet på tjänsten är den som visar vilken version som är installerad, nästa kolumn visar vilken version som finns tillgänglig för nedladdning. På detta sätt har ni som kund koll på vilken senaste nedladdningsbara version är.
Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling — 5 juni, 2015

Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling

Allmänt om kalenderkopplingen

Genom att använda kalenderkopplingen i Tellus kan du styra dina hänvisningar och även din telefon. När ett event är skapat i din kalender kommer det även att skapas en hänvisning i Tellus. Detta göra att dina kollegor och även kunder får besked om att du inte finns tillgänglig just nu.
När en hänvisning från kalendern skapas kommer den text som står i ämnesraden att läggas som beskrivning på hänvisningen och alltså finnas tillgänglig för alla användare och telefonister i systemet. Om du inte vill att all den informationen ska synas kan du sätta en punkt (.) där du vill att Tellus ska sluta läsa.
Om du har ett möte som är återkommande är det viktigt att komma ihåg att sätta ett slutdatum på den återkommande aktiviteten, annars kommer detta möte att ignoreras av Tellus.
Genom att använda olika tecken i ämnesraden för mötet kan du styra vad som ska hända med telefonen under mötet.
  • Om du skriver ett bindestreck (-) innan rubriken för mötet kommer din telefon att vara öppen för samtal under mötet men dina kollegor kommer att se att du är hänvisad.
  • Om du skriver ett ”större än”-tecken (>) innan rubriken för mötet och sedan ett telefonnummer kan du medflytta din anknytning till en annan telefon under ett möte.

Använda snabbkoder

När du lägger ett möte i din kalender som Tellus sedan analyserar kan du använda dig av snabbkoder för att frånvarotypen ska bli rätt. Frånvarotyper används framförallt i samband med att man har talad hänvisning (en röstbrevlåda som läser upp frånvaroorsaken när en telefon är hänvisad) samt att den visas för telefonister och andra användare.

Snabbkoderna är inställningsbara per företag och det innebär att de skiljer sig från system till system. Det är därför svårt att ge en generisk bild av hur man kan använda snabbkoder.

Hänvisningstyp

Snabbkoder

Möte

1

Möte

Sammanträde

Meeting

Lunch

2

Lunch

Semester

3

Semester

Ledig

SEM

Tellus läser de två första orden i en mötesbokning och om något av de orden överensstämmer med någon av snabbkoderna kommer hänvisningstypen att sättas till den frånvarotyp som matchas med den koden. Om ingen kod kan identifieras kommer ingen hänvisning att skapas.

Tillåt alla ämnen

Det finns en inställning till kalenderkopplingen som kallas ”Tillåt alla ämnen”. Denna gör så att ämnet inte behöver stämma överens med en snabbkod för att skapas. Om Tellus kan identifiera en snabbkod i ämnet så kommer hänvisningen att matchas mot den koden, annars kommer hänvisningen att skapas med en systemkod. Detta innebär att hänvisningen inte kommer att ha någon beskrivande rubrik men att man fortfarande kommer att kunna se återtiden för användaren.

Privata kalenderobjekt

Inställningen ”Tillåt privata kalenderobjekt” gör att även de kalenderobjekt som är markerade som privata i din kalender kommer att tas in i Tellus. Det kommer inte att stå någon information om själva mötet, men informationen att personen i fråga inte är på plats kommer att synas.

Status

Möten i din kalender har olika status, Tellus kommer att ta in möten som är skapade med statusen ”Upptagen” eller ”Inte på kontoret”. När möten är satta som ”Ledig” eller ”Preliminär” kommer dessa inte att skapas som en hänvisning. Detta är viktigt att komma ihåg när man får inbjudningar då dessa oftast är satta som ”Preliminära” innan de är godkända.

Instruktion

Vill du ha en instruktion för kalenderkopplingen kan du ladda ner den från vår portal.
Release notes – Tellus 2.10.1 — 13 april, 2015

Release notes – Tellus 2.10.1

Follow user on micro blog

In the user details you can now choose to follow the user in the micro blog, use the plus sign in the speech bubble to add the user to your feed.

Microblogadd.jpg

Voicemail as standard in start action

Until now the information in the start action drop list has been ”Forward” and the actual number that the administrator has entered. From this version you will see the name of the voice mail associated with the number. This makes it easy to know that your calls will be forwarded to voicemail when you are unable to answer them.
TellusVoiceStart.jpg

Administation

The administration page have a new design, we have removed all small icons and placed watermarks for the different categories instead.

UsersAndPhonesBasicSettingsAdditionalModulesSystemSettings

Tellus Voice now has an own pane in the administration, this way it is easy to find the specific settings. The general voicemail settings are still located in the Peripherals pane.
Visit settings
We have done some changes to the visit administration. We removed the old pane and replaced it with the administration of Visit category, if you are about to add some visitors you can go to the visit pane in the menu instead.

Overall improvements

We have also enhanced the user interface on several pages in the administration. Now all dialogs and tables should have the same design.

New SMS provider

In Tellus 2.10.1 we have added a new SMS provider. We are glad to let you know that you can use Intelecom SMS with Tellus.

Voicemail in emails

From this version you can choose to attach the voicemail to the email that is sent to the user. This is a setting that you can enable in Tellus Voice settings.
AttachAudio.png
 
This release is now available for download on our portal for all technicians
Release notes – AD-sync —

Release notes – AD-sync

AD-Sync

With SourceTech AD-sync you can synchronize the user data from Microsoft Active Directory to SourceTech Tellus, this eliminates the need for double management. With this synchronization tool all users are automatically created, updated and deleted from Tellus when they are managed in AD. The AD-sync runs as a Windows Service and is placed between AD and Tellus.
The attributes that can be changed by mapping the AD attribute to a predefined Tellus attribute. There is a option for ”Sync” and ”Clear on Empty” on every attribute.
The attributes available are:
  • Company
  • Country
  • Email
  • First name
  • Last name
  • Location
  • Login name
  • Manager
  • Operator info
  • Organisation
  • Personal info
  • Phone
    • Extension
    • Mobile
    • Home
  • State
  • Street
  • Title
  • User Image
  • Zip code
Release notes – Tellus Voice 1.0.1.2 —

Release notes – Tellus Voice 1.0.1.2

Tellus Voice

Name playback
 
In this version of Tellus Voice we have added name playback. The name of the user will be played instead of the extension number.
 
In previous releases the message has been: ”The person with extension number 4112 is in a meeting, is back on the 14th of april at 10 o’clock. For operator assistance press 9, to leave a message press 1 or please wait.”
If you have name playback the message will be ”Cecilia Alerius is in a meeting, is back on the 14th of april at 10 o’clock. For operator assistance press 9, to leave a message press 1 or please wait.”
The name playback is a licensed function and you can order it from your dealer as an subscription model.
 
ASR – Automatic Speech Response
 
There are also functions for voice recognition built into Tellus Voice. Voice control enables an easy handling without having to use operator assistance. Just use your voice for navigation!
 
 
 
Multiredigering i Tellus Web — 11 mars, 2015

Multiredigering i Tellus Web

För att underlätta för administratörer finns det en funktion för multiredigering i Tellus. Detta gör att man enkelt kan välja flera användare i en lista och på samma gång göra förändringar. Detta kan vara bra om en avdelning t.ex. byter chef eller om delar av organisationen flyttar till nya lokaler.

Följande steg förklarar hur man kan ändra plats och meddelandeinställningar på flera användare utan att behöva göra det flera gånger.
1. Sök upp personerna som ska byta chef. Du behöver få de alla i en och samma lista.

Result-list-edit.png

Under resultatlistan finns det flera val som har med multiredigering att göra (du kommer endast att se dessa om du har rättigheterna i systemet för detta). I det här fallet ska vi välja ”Redigera” som finns längst till höger.
2. Du får nu en ny vy. Här listas nämligen alla inställningar du kan ändra med hjälp av multiredigeringen.

Multiedit.png

Markera först vilken inställning du vill ändra. För att ta bort en inställning markerar du den första boxen men lämnar sedan tomt i ”inställningen”. Detta gör att datat som redan finns inskrivet raderas. Om du väljer att skriva i eller välja något i en lista kommer den inställning som redan fanns att skrivas över.
I det här exemplet kommer platsen för de tre valda användarna att ändras till ”Solna” och meddelandeinställningarna kommer att ändras så att alla meddelanden skickas som SMS (detta kräver att det finns en SMS licens), meddelandeinställningarna kan även ställas in per meddelande som skickas.
Att använda multiredigering kan underlätta mycket för dig som administratör, stora förändringar i företaget är enkla att hantera och det är inget problem att göra förändringar på flera användare samtidigt.
Release Note – Tellus 2.10.0.1 — 22 december, 2014

Release Note – Tellus 2.10.0.1

New audio player

In Tellus 2.10.0.1 we have added a new audio player. This audio player supports all browsers and will have the same look and feel regardless of web browser.

The audio player has different looks depending on the users theme in TellusWeb.

AudioPlayer-Dark.png

AudioPlayer-Light.png

The audio player has features for pause, control the volume and to go to a specific place in the recorded message.

New links from TellusWeb

Links-Dark.pngIn the top right corner of Tellus Web you can find several links to SourceTech Portal, MyTellus, manuals and instruction videos. In this version we have changed the link to SourceTech Portal to a portal icon and the link to sourcetech.se is illustrated by our logotype.

Tooltips in user groups

Absence info on tooltip is now visible in user groups. Hover over the icon for the absence and you will get information for start date, end date and cause.

UserGroups-Tooltip.png

This release is now available for download on our portal for all technicians.