Tips & Trix – Tellus Mobile — 30 augusti, 2016

Tips & Trix – Tellus Mobile

Om ni använder er av röstbrevlådan Tellus Voice och den mobila webbklienten Tellus Mobile kan du lyssna av dina röstmeddelanden i din smartphone.

Det som krävs är att användaren har en aktiv röstbrevlåda i Tellus Voice och att det går att lämna meddelanden på den, det vill säga att det finns en aktiv inkorg. När detta är gjort kommer det att synas en ikon för röstbrevlådan i menyn i Tellus Mobile. Klickar du där kommer du att se de röstmeddelanden som du har och kan även lyssna av dom.

 

VisualVoicemail

Tips & Trix – Sökning i besöksdelen — 7 juli, 2016

Tips & Trix – Sökning i besöksdelen

Sedan en tid tillbaka finns det funktionalitet för att göra sökningar på besökare i telefonistapplikationen.

Visit1.png

Det innebär att det blir mycket lättare för er med många besökare att hitta rätt i listan.

Det man måste göra är att skapa upp snabbknappar för funktionerna. Det gör du genom att gå in under ”Inställningar” och välj sedan ”Besök” i den vänstra delen. Sedan väljer du fliken ”Tangentbord”.

VisitSettings.png

Här kan du lägga upp två snabbknappar, en för att visa alla besökare samt en knapp för att utföra själva sökningen. (Om du inte vet hur du lägger upp snabbknappar kan du läsa detta blogginlägg)

Jag har valt att lägga upp knappkombinationen ”F3” för att visa besöksdelen och ”F2” för att utföra sökningen.

När jag har sparat mina ändringar och ska göra en sökning börjar jag helt enkelt med att använda kombinationen ”F3” för att visa besökarna och även för att ändra sökkriteriet till ”Besök”.

Visit2

Nu kan jag skriva in namnet på en besökare i sökrutan och använda knappkombinationen jag valde, ”F2” för att utföra sökningen.

Visit3

Som ni ser fick jag nu fram de besökarna som stämmer överens med min sökning.

Tips & Trix – Kolumner i resultatvyn —

Tips & Trix – Kolumner i resultatvyn

I telefonistapplikationen kan man redigera det som syns i resultatvyn. Du kan själv välja vilka kolumner som är viktiga för dig, ändra ordningen på dom samt sortera resultaten.

Vilka kolumner?

Du kan som sagt själv välja vilka kolumner som ska visas i resultatvyn. Genom att högerklicka på raden högst upp får du fram en meny där du klickar på valet ”Mer”.

Columns-4059EE

Du får då fram en dialog där du enkelt kan lägga till de kolumner som är viktiga för dig.

ChooseColumnsPå just ditt företag kanske kolumnen ”Företag” inte är viktig då det bara är ett företag, då tar du bara bort markeringen i den boxen.

Som du ser så finns det två val för ”E-post”. Den som är markerad med en * är kolumnen som visar hela e-postadressen. Det andra valet visar en ikon och om man klickar på den så öppnas det mailprogram som är installerat på din dator.

Flytta på kolumner

Om du tycker att kolumnerna ligger i fel ordning kan du välja att flytta på dom. Klicka och håll in högst upp i den kolumn du vill flytta på. Dra den sedan till positionen du vill ha och släpp.

Sortera

Om du klickar i den översta raden i en kolumn, till exempel på ”Org” så kommer resultaten att sorteras i bokstavsordning efter organisationsnamnet.

Tips & Trix – Keyboard shortcuts — 29 mars, 2016

Tips & Trix – Keyboard shortcuts

There are many functions in the operator application 4059EE, and I’m sure that all of you don’t know all of them. In this post, we will highlight two features that we think are important; the mute function and the possibility to call a users associated voicemail.

Assigning a keyboard shortcut

Before you create a new / edit a keyboard shortcut, you need to find out what function it belongs to. Is it; a call handling function, or a function of Tellus PAM?
First, open the dialog for the settings, and then click ”Call Handling” (Select PAM if the shortcut belongs to the absence management) in the left part of the dialogue. In the right pane, select ”Keyboard”. You will now see all the functions that can be mapped to a button on your keyboard.
Keyboard-shortcuts.png
Many of the functions are already associated with a button, but you can change the key or create the ones that are not mapped here.
Click on the name of the function you want to change, such as ”View call queues”. Information about the key function is associated will be shown below.
 Assigned-key.png
If you want to change the assigned shortcut, select it in the list and move the focus to the text box. Press the button you want to have as the shortcut and press the assign button.
Mute button
Sometimes when you talk to a customer need to ask a colleague for help, or maybe it is that you have to sneeze (it happens to the best of us), and this might be something you don’t want the customer to hear. To make sure the customer doesn’t hear you, you can use the mute function and turn off your microphone. This can be done in two ways:
  1. Press the ”Mute” button at the bottom of the application.
    Mute.png

    When you have pressed the button the icon will change so that you can see that the microphone is off.
    Mute-active.png
  2. You can create a keyboard shortcut for this, follow the steps above but select ”Mute” in the list. When you press the button, you will see that the icon has changed and the microphone is turned off.
Call voicemail

You as an attendant can connect the caller directly from the operator application to a users voicemail. This can come in handy if the user doesn’t answer and the caller thinks it is easier to leave a message on his/hers voicemail instead of you writing down a message.

This can be done in two ways.
  1. Click the dynamic key (S-key) in the lower part of the application that has the text ”Voicemail”. If you do not see this button, it may be that you have to use the arrows to see more buttons, or that the user  doesn’t have a mailbox associated with it.
    Voicemail.png
  2. You can create a keyboard shortcut for this, follow the steps at the top of this post. The function you are looking for is called ”Call voicemail” and is located under ”Call handling” in the settings.
If you have something you want to know more about in our applications, feel free to comment!
Tips & Trix – Snabbknappar — 23 mars, 2016

Tips & Trix – Snabbknappar

I 4059EE finns flera funktioner som alla kanske inte känner till, att man dessutom kan aktivera dessa funktioner via snabbknappar på tangentbordet är det säkert ännu färre som vet. I detta inlägg kommer vi att lyfta fram två funktioner som vi tycker är viktiga; sekretessknappen och funktionen ”Ring associerad röstbrevlåda”.

Att associera en snabbknapp

Innan man skapar upp en ny/redigerar en snabbknapp behöver man ta reda på vilken funktion den tillhör. Är det en funktion för samtalshantering eller har funktionen, till exempel, med Tellus PAM att göra?
Börja med att öppna dialogen för inställningar och klicka sedan på ”Callhandling” (välj PAM om det är en knapp för hänvisning) i den vänstra delen av dialogen. I den högra delen väljer du sedan ”Keyboard” och får då upp alla funktioner som kan mappas till en knapp på ditt tangentbord.

Keyboard-shortcuts.png

Många av funktionerna är redan associerade med en knapp, men du kan byta knapp eller skapa upp de som inte är mappade här.
Klicka på namnet på den funktionen du vill ändra, till exempel ”Visa samtalsköer”. Information om den knapp som funktionen är associerad till kommer att visas nedan.

Snabbknapp.png

Vill du ändra den markerar du helt enkelt den textboxen och trycker på den knapp på tangentbordet du vill använda. Klicka sedan på tilldela.
Sekretessknapp
Ibland när man talar med en kund behöver man fråga en kollega om hjälp eller så behöver man kanske nysa (det händer även den bästa!) då vill man inte att kunden ska höra detta. Man kan då stänga av sin egen mikrofon. Detta kan man göra på två olika sätt:
  1. Klicka på knappen för ”Mute” längst ned i applikationen.
    När du gjort det kommer ikonen att strykas över med en röd linje för att visa att mikrofonen är avstängd.Mute.png
    Mute-active.png
  2. Du kan skapa upp en snabbknapp för detta, följ stegen här ovanför men välj funktionen ”Sekretess” i listan. När du sedan använder knappen kommer du att se att ikonen för ”Mute” stryks över och mikrofonen stängs av.
Ring associerad röstbrevlåda
Om användaren har en röstbrevlåda i Tellus Voice kan du som telefonist koppla in den inringande kunden direkt från telefonistapplikationen till användarens röstbrevlåda. Detta kan komma väl till hands om en person inte svarar och kunden tycker att det är lättare att prata in ett meddelande på röstbrevlådan i stället för att du ska skriva ett meddelande.
Även denna funktion har två hanteringar.
  1. Klicka på den dynamiska knapp (s-knapp) i den nedre delen av applikationen som har texten ”Röstbrevlåda”. Om du inte ser denna knapp kan det vara så att du  måste använda pilarna för att se fler knappar, eller så har inte användaren en röstbrevlåda associerad till sig.
    Voicemail.png
  2. Du kan skapa en snabbknapp för detta, då följer du stegen som finns överst i detta inlägg. Funktionen som du söker efter heter ”Ring associerad rbl” och finns under delen för call handling i inställningarna.
Om du har förslag på vad du vill läsa om i dessa inlägg, tveka inte att lämna en kommentar!
Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar — 15 januari, 2016

Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar

I det här blogginlägget ska vi ge lite tips på vad man kan använda fonetiken i Tellus till. Vi har fått flera frågor om hur man kan hantera tjänstlediga personer som ska få vikarier samt hur licenserna fungerar då.

 

Under SourceTech Forum hade vi ett pass med Tips & Trix för telefonister & administratörer där Cecilia gick igenom detta.

 

Det som gäller för fonetiken är följande:
•När man gör en sökning MÅSTE den bestå av minst 3 tecken för att man ska få fonetiska träffar.
•Det finns ingen begränsning på hur många alternativa stavningar du kan lägga till på en användare.

 

Problemet
I Tellus räknas licenserna på användare och detta gör att man lätt kan komma upp i taket för hur många licenser man har om man lägger in alla användare, speciellt om man har kvar dom som är tjänstlediga eller av annan anledning inte kommer att arbeta under en lång period. Då kan man dessutom behöva lägga till nya användare eftersom det kommer ersättare. Vi har förstått att många tyckt att det varit besvärligt att ha användare i systemet som inte används annat än till information och då även tar upp en licens.

 

Hur gör man?
För att förklara hur man kan hantera tjänstlediga personer och vikarier behöver vi ett scenario.

 

I det här fallet har vi en användare, Julia, som ska gå på tjänstledighet under ett år. Det kommer att börja en person som under detta år tar över hennes arbetsuppgifter. Detta är Karin.

 

Till en början måste vi söka upp Julias användare i Tellus Web, från detaljvyn väljer vi sedan att redigera hennes användare.
Detaljer.png

 

När vi har kommit in i administrationsdelen bockar vi i boxen där det står “Inaktiv”. Detta gör att Julias användare inte längre kommer att ta upp en licens, men det innebär även att den inte längre är sökbar. Nu ska vi börja skapa upp vår nya användare. Detta gör vi genom att klicka på länken högst upp till höger, “Skapa kopia”.

Inaktiv.png

Det som händer nu är att de inställningar som är generella behålls:
•Organisationstillhörighet
•Standardschema
•Återtid
•Chef
•Ersättare
•Titel
•Plats
•Adress
•Språk
•Tidszon
•Meddelandeinställningar
•Roll
•Sökord

 

Detta gör att vi nu endast måste fylla i den information som gäller Karin:
•Namn
•Användarnamn
•Epost
•Födelsedag
•Fonetik
•Telefonnummer
•osv.

 

Problemet som nu kan uppstå är att det ringer folk och söker Julia, men eftersom hon är inaktiv kan vi inte längre söka efter henne. Det vi då kan göra är att lägga in Julias för- och efternamn som fonetik på Karins användare. På så sätt kommer vi att få sökträff på Julia även om hennes användare inte längre är sökbar.

För att göra det tydligt för telefonister rekommenderar vi att man även skriver in information i fältet för telefonistinformation.

En kort text, till exempel “Karin är vikarie för Julia till och med 2017-01-01” kommer att underlätta framför allt den första tiden.

Om du har önskemål gällande vad ni vill läsa i dessa blogginlägg är ni välkomna att kommentera, på så sätt kan vi styra innehållet för att det ska bli tydligare för er.

 

Tips & Trix- Version overview — 24 augusti, 2015

Tips & Trix- Version overview

In order to know which versions are available for download, a technician (or any user with the rights) needs to log on to the SourceTech Portal to see the latest downloadable version. Nowadays, you as the administrator of Tellus Web has access to see which version you have and which version that is available for download.
To see this you need to have any administrator rights in Tellus. You’ll find this page in the last pane ”System Settings” and then select ”About”.
About.png
The page you are going to see looks like this. You will see the running Tellus applications at the top of the table.
There are a few rows here that could be of interest.
  • Tellus WebClient (This row and the TellusPAMService indicates which version the installed software has)
  • Tellus Mobile
  • EwsStatusManager (The service that handles the calendar integration)
The page shows you what versions that are running in your system, but it also shows witch applications that are installed and running.
The inactive applications are displayed with a light grey text. This system has, for example, the service eXpose installed, but it is not running or being used.
The column after the name of the service is the one that shows what version you have installed, the next column shows which version that are available for download. In this way, you as a customer can keep track of the latest downloadable version.
Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt — 20 augusti, 2015

Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt

För att veta vilka versioner som finns tillgängliga för nedladdning, har en tekniker (eller någon med de rättigheterna) behövt logga in på SourceTech Portal för att se vilken senaste versionen är. Numera kan du som administratör i Tellus Web enkelt se vilken version ni har på systemet samt vilken version som finns tillgänglig för nedladdning.

För att se detta behöver du ha någon av administratörsrättigheterna i Tellus. Du hittar denna sida i den sista menyn ”Systeminställningar” och sedan väljer du ”Om Tellus R2”.
About.png

 

Sidan du då kommer till ser ut så här. Överst i tabellen ser du de applikationer som körs och som hör till Tellus.
Det finns några rader här som kan vara intressanta.
  • Tellus Webclient (Denna rad samt den som är för ”TellusPAMService” visar versionen på Tellus)
  • Tellus Mobile
  • EwsStatusManager (Tjänsten som hanterar kalenderkopplingen)
Den här sidan visar nämligen inte bara vilka versioner som är installerade hos er, utan även de tjänster som är igång.
De rader som har ljusgrå text är inaktiva. Det här systemet har tillexempel tjänsten för eXpose installerad, men den är inte igång och används.
Kolumnen efter namnet på tjänsten är den som visar vilken version som är installerad, nästa kolumn visar vilken version som finns tillgänglig för nedladdning. På detta sätt har ni som kund koll på vilken senaste nedladdningsbara version är.
Tips & Trix – Calender integration — 8 juni, 2015

Tips & Trix – Calender integration

General information

By using calendar integration in Tellus you can control your absences and your phone. When an event is created in your calendar, it will also create a absence in the Tellus. This will make the information available to your colleagues and even to your customers.
As a absence from the calendar is created, the text in the subject line will be added as the description of the absence and thus be available to all users and operators of the system. If you do not want all the information to appear, you can insert a period (.) Where you want the Tellus will stop reading.
If you have a meeting that is recurring, it is important to remember to put an end date on the recurring activity, otherwise this meeting to be ignored by the Tellus.
By using different characters in the subject line of the meeting, you can control what should happen to the phone during the meeting.
  • If you type a hyphen (-) before heading for the meeting your phone will be open for calls during the meeting, but your colleagues will see that you have an active absence.
  • If you write a ”greater than” sign (>) before the heading for the meeting and then a phone number you can forward your phone to another phone during a meeting.
Using codes
When you add a meeting in your calendar that Tellus analyzes, you can use codes to make sure that the absence type will be correct. Absence types are used primarily in connection with spoken absence (a voice mail that reads the reason for absence when a phone is referred) and that it is displayed for operators and other users.
The codes are customisable per company which means that they differ from system to system. It is therefore difficult to give a generic picture of how you can use the codes.

Absence type

Codes

Meeting

1

Meeting

Sitting

Lunch

2

Lunch

Vacation

3

Vacation

Holiday

Free

Tellus reads the first two words of a meeting reservation, and if any of the words is consistent with one of the codes the absence will be set to the absence type matched with the code. If no code can be identified no absence is created.

Allow any subject

There is an setting to the calendar integration called ”Allow any subject”. This ensures that the topic does not need to consist with a code to be created. If Tellus can identify a code in the subject then the absence will be of the type that is matched against the code, otherwise the reference will be created with a system code. This means that the reference will not have any descriptive title but that they will still be able to see the end time for the users absence.

Private calendar object

The setting ‘Allow private”allows even the calendar item that is marked as private in your calendar will be taken into Tellus. There will not be any information about the meeting itself, but the information that the user has an active absence will be shown.

Status

Meetings in your calendar can have different statuses, Tellus will take in meetings that are created with the status ”Busy” or ”Out of office”. When meetings are set as ”Free” or ”Tentative” they will not be created as a absence. This is important to remember when you get invitations as they usually are set as ”Tentative” before they are approved.

Instruction

If you want a guide for the calendar integration, you can get it from our portal.
Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling — 5 juni, 2015

Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling

Allmänt om kalenderkopplingen

Genom att använda kalenderkopplingen i Tellus kan du styra dina hänvisningar och även din telefon. När ett event är skapat i din kalender kommer det även att skapas en hänvisning i Tellus. Detta göra att dina kollegor och även kunder får besked om att du inte finns tillgänglig just nu.
När en hänvisning från kalendern skapas kommer den text som står i ämnesraden att läggas som beskrivning på hänvisningen och alltså finnas tillgänglig för alla användare och telefonister i systemet. Om du inte vill att all den informationen ska synas kan du sätta en punkt (.) där du vill att Tellus ska sluta läsa.
Om du har ett möte som är återkommande är det viktigt att komma ihåg att sätta ett slutdatum på den återkommande aktiviteten, annars kommer detta möte att ignoreras av Tellus.
Genom att använda olika tecken i ämnesraden för mötet kan du styra vad som ska hända med telefonen under mötet.
  • Om du skriver ett bindestreck (-) innan rubriken för mötet kommer din telefon att vara öppen för samtal under mötet men dina kollegor kommer att se att du är hänvisad.
  • Om du skriver ett ”större än”-tecken (>) innan rubriken för mötet och sedan ett telefonnummer kan du medflytta din anknytning till en annan telefon under ett möte.

Använda snabbkoder

När du lägger ett möte i din kalender som Tellus sedan analyserar kan du använda dig av snabbkoder för att frånvarotypen ska bli rätt. Frånvarotyper används framförallt i samband med att man har talad hänvisning (en röstbrevlåda som läser upp frånvaroorsaken när en telefon är hänvisad) samt att den visas för telefonister och andra användare.

Snabbkoderna är inställningsbara per företag och det innebär att de skiljer sig från system till system. Det är därför svårt att ge en generisk bild av hur man kan använda snabbkoder.

Hänvisningstyp

Snabbkoder

Möte

1

Möte

Sammanträde

Meeting

Lunch

2

Lunch

Semester

3

Semester

Ledig

SEM

Tellus läser de två första orden i en mötesbokning och om något av de orden överensstämmer med någon av snabbkoderna kommer hänvisningstypen att sättas till den frånvarotyp som matchas med den koden. Om ingen kod kan identifieras kommer ingen hänvisning att skapas.

Tillåt alla ämnen

Det finns en inställning till kalenderkopplingen som kallas ”Tillåt alla ämnen”. Denna gör så att ämnet inte behöver stämma överens med en snabbkod för att skapas. Om Tellus kan identifiera en snabbkod i ämnet så kommer hänvisningen att matchas mot den koden, annars kommer hänvisningen att skapas med en systemkod. Detta innebär att hänvisningen inte kommer att ha någon beskrivande rubrik men att man fortfarande kommer att kunna se återtiden för användaren.

Privata kalenderobjekt

Inställningen ”Tillåt privata kalenderobjekt” gör att även de kalenderobjekt som är markerade som privata i din kalender kommer att tas in i Tellus. Det kommer inte att stå någon information om själva mötet, men informationen att personen i fråga inte är på plats kommer att synas.

Status

Möten i din kalender har olika status, Tellus kommer att ta in möten som är skapade med statusen ”Upptagen” eller ”Inte på kontoret”. När möten är satta som ”Ledig” eller ”Preliminär” kommer dessa inte att skapas som en hänvisning. Detta är viktigt att komma ihåg när man får inbjudningar då dessa oftast är satta som ”Preliminära” innan de är godkända.

Instruktion

Vill du ha en instruktion för kalenderkopplingen kan du ladda ner den från vår portal.