Tips och trix – Användare — 18 september, 2017

Tips och trix – Användare

I hänvisningsdelen i Tellus finns det val för hur din telefon ska hanteras under din hänvisning. Beroende på vilka inställningar din administratör har valt på din telefon så kommer standardvalet att variera. Vi ska i det här blogginlägget beskriva vilka händelser som finns och vad de innebär.

Vad gör starthändelsen?

När du sätter en hänvisning i Tellus så skickas den informationen till telefonväxeln, detta för att din telefon ska hanteras på önskat sätt under tiden du inte kan svara i telefonen.

Vilka val finns det?

Följande val finns att välja på i Tellus.

Starthändelser-standard

Dessa val är de som alltid finns med som starthändelser. Det finns fler val under sluthändelser, dessa förklaras längre ned.

Vad gör de olika valen?

  • Ingen – Detta val innebär att ingen uppdatering skickas till telefonväxeln. Om man använder denna som starthändelse kan man skapa en så kallad ”Mjuk hänvisning” som innebär att telefonen kommer att fortsätta vara öppen för samtal under hänvisningen. På så sätt kan man fortfarande besvara samtal under ett möte, men telefonister och kollegor ser att du egentligen är upptagen.
  • Följ profil – Om du har flera anknytningar upplagda som Tellus kan styra så kan du använda valet följ profil. Detta innebär att alla kontrollerbara anknytningar kommer att hanteras enligt inställningarna en administratör har gjort på den under hänvisningen. När hänvisningen sedan tar slut kommer de att öppnas och styra samtalen till den telefon du har valt ska vara aktiv.
  • Öppna – Detta val bör endast användas som sluthändelse, endast vid speciella tillfällen bör det vara en starthändelse. Det som händer är att en order om att öppna telefonen för samtal och om telefonen redan är öppen (du är närvarande) så kan valet göra att dubbla budskap skickas till växeln vilket kan leda till felaktigheter.
  • Stäng – Detta val skickar en order om att stänga telefonen till växeln. Detta gör att inga samtal kommer igenom och vanligtvis dirigeras de till telefonist eller röstbrevlåda.
  • Medflytta Detta val är det vanligaste och oftast det som sker i bakgrunden. Det gör att din telefon medflyttas till en röstbrevlåda eller annan telefon under hänvisningen. När du har gjort detta val kommer du att få en textruta där du skriver in det telefonnummer som telefonen ska medflyttas till under hänvisningen. Det kan vara en anknytning eller ett externt nummer, om det är ett externt nummer är det viktigt att du anger trunkkoden för att det ska fungera (oftast 0 eller 00).

Om ni använder Tellus Voice

Om ditt företag använder Tellus Voice och administratören har satt det som din standard starthändelse kommer du att ha ytterligare ett val i starthändelserna. Detta kommer även att vara det som är valt som standard när du skapar en ny hänvisning.

Starthändelser

Som sista val kommer då valet ”Tellus Voice” (Eller det som administratören har döpt röstbrevlådan till) att finnas. Detta gör att alla dina samtal kommer till din röstbrevlåda under hänvisningen och får valet att lämna meddelandet till dig.

Om administratören har stängt av möjligheten att lämna meddelanden i din röstbrevlåda kommer endast orsaken för hänvisningen att spelas upp.

Vad gör sluthändelsen?

Sluthändelsen bestämmer vad som ska hända när hänvisningen tar slut. Ska telefonen öppnas, medflyttas till en annan telefon eller fortsätta vara stängd?

Valen för sluthändelsen skiljer sig något från de som finns för starthändelse, de första sex valen är desamma, men om du har profiler knutna till din användare kommer dessa att finnas som val för sluthändelsen.

Screen Shot 2017-09-14 at 09.19.08

Vad är en profil?

En profil är en telefon som din vanliga anknytning kan styras till med ett enkelt val i TellusWeb. Detta gör att du inte behöver lägga en hänvisning om du till exempel arbetar hemma utan du kan enkelt byta profil till din hem- eller mobiltelefon. På detta sätt kan kunder nå dig på din anknytning även när du inte är på kontoret, men när du tillexempel har lunch så är din anknytning stängd.

Om du väljer en profil som sluthändelse kommer din anknytning att medflyttas till den profilen tills du gör ett aktivt val att det inte längre ska vara din aktiva profil.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

SaveSave

Tips & Trix – Användare — 29 maj, 2017

Tips & Trix – Användare

Ett välutvecklat besökssystem ger hela organisationen ett professionellt intryck och ökar effektiviteten i receptionen. Tellus Visit är ett system för besökshantering som integreras med Tellus-sviten. I och med det har besökssystemet tillgång till er databas och det ökar funktionaliteten gentemot ett fristående besökssystem.

I TellusWeb kan användare förregistrera sina besök och på så sätt underlätta processen för receptionister och besökare. Finns besöken inskrivna i systemet sedan tidigare kan receptionisterna skriva ut eventuella besöksetiketter så att de finns klara när besökaren anländer och besökaren behöver på så sätt inte skriva in sina uppgifter.

I TellusWeb version 3.1.2.0 har vi gjort om designen för denna sida för att göra det tydligare för dig som användare.

Lägg till besök

Det första du ser när du går in på sidan för besök är ett formulär där du enkelt kan skriva in den information om besökaren som behövs. Här väljer du tid för när besöket förväntas ankomma och lämna, du kan även välja en kategori (dessa definieras av administratören) samt ytterligare information om besöket. Informationen kan till exempel vara vilket konferensrum ni ska vara i.

När du har fyllt i informationen klickar du på spara och besöket registreras med dig som mottagare.Incheckade besökare

När du har besök registrerade kommer dessa att visas under registreringsformuläret. Där kan du redigera eller ta bort besökare som ännu inte har anlänt. Färgen på rektangeln längst ut till vänster visar om besökaren har blivit incheckad eller inte.

På denna bild är ”Sanna Bark” och ”Erik Hansson” incheckade och alltså på plats på företaget. Besökaren ”Kamilla Wimnell” förväntas ankomma först imorgon och har därför färgen gul.

Om besökaren har en röd rektangel betyder det att den har blivit utcheckad och inte längre är på plats på kontoret.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

 

Tips & Trix – Användare — 26 oktober, 2016

Tips & Trix – Användare

Det kan ibland vara svårt att veta vilka som har samma chef, de arbetar ju inte alltid på samma avdelning. Men i Tellus finns det ett enkelt sätt att ta reda på vilka som har samma chef, eller samma ersättare.

Sök upp en person, i mitt fall har jag valt Nathalie Heisner.

nathalie-1

Vi ser att hon har Leif Andersson som chef, men jag vill ju veta vilka mer som har honom som chef. Då klickar jag helt enkelt på länken till hans detaljer.

Nathalie-2.png

Då kommer vi att se att jag får upp alla uppgifter som finns inskriva i systemet på Leifs användare. Men under det får jag en lista med de användare som har honom inskriven som sin chef i Tellus.

leffe

Detta fungerar som sagt även på de som ha ”Ersättare” inskrivna.

divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

Tips & Trix – Tellus Mobile — 30 augusti, 2016

Tips & Trix – Tellus Mobile

Om ni använder er av röstbrevlådan Tellus Voice och den mobila webbklienten Tellus Mobile kan du lyssna av dina röstmeddelanden i din smartphone.

Det som krävs är att användaren har en aktiv röstbrevlåda i Tellus Voice och att det går att lämna meddelanden på den, det vill säga att det finns en aktiv inkorg. När detta är gjort kommer det att synas en ikon för röstbrevlådan i menyn i Tellus Mobile. Klickar du där kommer du att se de röstmeddelanden som du har och kan även lyssna av dom.

 

VisualVoicemail

Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling — 5 juni, 2015

Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling

Allmänt om kalenderkopplingen

Genom att använda kalenderkopplingen i Tellus kan du styra dina hänvisningar och även din telefon. När ett event är skapat i din kalender kommer det även att skapas en hänvisning i Tellus. Detta göra att dina kollegor och även kunder får besked om att du inte finns tillgänglig just nu.
När en hänvisning från kalendern skapas kommer den text som står i ämnesraden att läggas som beskrivning på hänvisningen och alltså finnas tillgänglig för alla användare och telefonister i systemet. Om du inte vill att all den informationen ska synas kan du sätta en punkt (.) där du vill att Tellus ska sluta läsa.
Om du har ett möte som är återkommande är det viktigt att komma ihåg att sätta ett slutdatum på den återkommande aktiviteten, annars kommer detta möte att ignoreras av Tellus.
Genom att använda olika tecken i ämnesraden för mötet kan du styra vad som ska hända med telefonen under mötet.
  • Om du skriver ett bindestreck (-) innan rubriken för mötet kommer din telefon att vara öppen för samtal under mötet men dina kollegor kommer att se att du är hänvisad.
  • Om du skriver ett ”större än”-tecken (>) innan rubriken för mötet och sedan ett telefonnummer kan du medflytta din anknytning till en annan telefon under ett möte.

Använda snabbkoder

När du lägger ett möte i din kalender som Tellus sedan analyserar kan du använda dig av snabbkoder för att frånvarotypen ska bli rätt. Frånvarotyper används framförallt i samband med att man har talad hänvisning (en röstbrevlåda som läser upp frånvaroorsaken när en telefon är hänvisad) samt att den visas för telefonister och andra användare.

Snabbkoderna är inställningsbara per företag och det innebär att de skiljer sig från system till system. Det är därför svårt att ge en generisk bild av hur man kan använda snabbkoder.

Hänvisningstyp

Snabbkoder

Möte

1

Möte

Sammanträde

Meeting

Lunch

2

Lunch

Semester

3

Semester

Ledig

SEM

Tellus läser de två första orden i en mötesbokning och om något av de orden överensstämmer med någon av snabbkoderna kommer hänvisningstypen att sättas till den frånvarotyp som matchas med den koden. Om ingen kod kan identifieras kommer ingen hänvisning att skapas.

Tillåt alla ämnen

Det finns en inställning till kalenderkopplingen som kallas ”Tillåt alla ämnen”. Denna gör så att ämnet inte behöver stämma överens med en snabbkod för att skapas. Om Tellus kan identifiera en snabbkod i ämnet så kommer hänvisningen att matchas mot den koden, annars kommer hänvisningen att skapas med en systemkod. Detta innebär att hänvisningen inte kommer att ha någon beskrivande rubrik men att man fortfarande kommer att kunna se återtiden för användaren.

Privata kalenderobjekt

Inställningen ”Tillåt privata kalenderobjekt” gör att även de kalenderobjekt som är markerade som privata i din kalender kommer att tas in i Tellus. Det kommer inte att stå någon information om själva mötet, men informationen att personen i fråga inte är på plats kommer att synas.

Status

Möten i din kalender har olika status, Tellus kommer att ta in möten som är skapade med statusen ”Upptagen” eller ”Inte på kontoret”. När möten är satta som ”Ledig” eller ”Preliminär” kommer dessa inte att skapas som en hänvisning. Detta är viktigt att komma ihåg när man får inbjudningar då dessa oftast är satta som ”Preliminära” innan de är godkända.

Instruktion

Vill du ha en instruktion för kalenderkopplingen kan du ladda ner den från vår portal.