Tips & Trix för administratörer — 20 mars, 2017

Tips & Trix för administratörer

Inom kort kommer vi att släppa en ny version av TellusWeb. Där finns bland annat en uppdaterad sida för att administrera vilka som är telefonister i systemet och på så sätt har rättigheterna att logga in i telefonistapplikaitonen.

Den nya sidan är enklare att använda och har en helt ny design som följer våra nya riktlinjer.

När man kommer in på sidan får man en lista på de användare som redan finns associerade som telefonister.

Telefonister.png

I den här vyn är det enkelt att redigera eller ta bort en telefonist.

Om du vill lägga till en ny telefonist söker du i sökrutan och får då en lista med de som stämmer överens med dina sökkriterier.

Telefonister-search

För att ge denna användare rätten att logga in i telefonistapplikationen klickar du på det gröna plusset och i dialogen som öppnas väljer du vilken nod telefonisten ska tillhöra samt nummeröversättare.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

Tips & Trix Administratörer — 31 januari, 2017

Tips & Trix Administratörer

I Tellus är det viktigt att alla inställningar på en användare stämmer. Det är inte bara inställningarna på själva användaren som är viktig, utan organisationsinställningarna är minst lika viktiga. Det kan vara svårt att få en översikt för vilka inställningar som används på en person, därför vill vi idag tipsa om sidan för översikt i administrationen.

Översikten hittar du i administrationsmenyn i den första sektionen och längst till vänster.

adminmeny

I denna vy kan du alltså se vilka inställningar som en viss användare har bundna till sig.

Overview-SE.png

Vi kan här se att användaren ”Cecilia Alerius” tillhör organisationen ”Marketing”. Många viktiga inställningar ligger som sagt på organisationsnivå och här kan vi se att de som tillhör organisationen ”Marketing” använder inställningarna ”SourceTech”.

Här finns information om vilken frånvaroprofil användaren har tillgång till, det är alltså vilka frånvarokoder som ska finnas tillgängliga för användaren att använda. Vi ser även e-post server, SMS-tjänst, kalenderkoppling med mera.

Här finns också information om vilka telefoner som användaren har samt vilken nod de tillhör.

Denna sida är väldigt användbar om man upptäcker problem med en användare. Det är lätt att se om det är någon viktig information som saknas.

overview-empty-se

divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar — 15 januari, 2016

Tips & Trix – Fonetik / Alternativa stavningar

I det här blogginlägget ska vi ge lite tips på vad man kan använda fonetiken i Tellus till. Vi har fått flera frågor om hur man kan hantera tjänstlediga personer som ska få vikarier samt hur licenserna fungerar då.

 

Under SourceTech Forum hade vi ett pass med Tips & Trix för telefonister & administratörer där Cecilia gick igenom detta.

 

Det som gäller för fonetiken är följande:
•När man gör en sökning MÅSTE den bestå av minst 3 tecken för att man ska få fonetiska träffar.
•Det finns ingen begränsning på hur många alternativa stavningar du kan lägga till på en användare.

 

Problemet
I Tellus räknas licenserna på användare och detta gör att man lätt kan komma upp i taket för hur många licenser man har om man lägger in alla användare, speciellt om man har kvar dom som är tjänstlediga eller av annan anledning inte kommer att arbeta under en lång period. Då kan man dessutom behöva lägga till nya användare eftersom det kommer ersättare. Vi har förstått att många tyckt att det varit besvärligt att ha användare i systemet som inte används annat än till information och då även tar upp en licens.

 

Hur gör man?
För att förklara hur man kan hantera tjänstlediga personer och vikarier behöver vi ett scenario.

 

I det här fallet har vi en användare, Julia, som ska gå på tjänstledighet under ett år. Det kommer att börja en person som under detta år tar över hennes arbetsuppgifter. Detta är Karin.

 

Till en början måste vi söka upp Julias användare i Tellus Web, från detaljvyn väljer vi sedan att redigera hennes användare.
Detaljer.png

 

När vi har kommit in i administrationsdelen bockar vi i boxen där det står “Inaktiv”. Detta gör att Julias användare inte längre kommer att ta upp en licens, men det innebär även att den inte längre är sökbar. Nu ska vi börja skapa upp vår nya användare. Detta gör vi genom att klicka på länken högst upp till höger, “Skapa kopia”.

Inaktiv.png

Det som händer nu är att de inställningar som är generella behålls:
•Organisationstillhörighet
•Standardschema
•Återtid
•Chef
•Ersättare
•Titel
•Plats
•Adress
•Språk
•Tidszon
•Meddelandeinställningar
•Roll
•Sökord

 

Detta gör att vi nu endast måste fylla i den information som gäller Karin:
•Namn
•Användarnamn
•Epost
•Födelsedag
•Fonetik
•Telefonnummer
•osv.

 

Problemet som nu kan uppstå är att det ringer folk och söker Julia, men eftersom hon är inaktiv kan vi inte längre söka efter henne. Det vi då kan göra är att lägga in Julias för- och efternamn som fonetik på Karins användare. På så sätt kommer vi att få sökträff på Julia även om hennes användare inte längre är sökbar.

För att göra det tydligt för telefonister rekommenderar vi att man även skriver in information i fältet för telefonistinformation.

En kort text, till exempel “Karin är vikarie för Julia till och med 2017-01-01” kommer att underlätta framför allt den första tiden.

Om du har önskemål gällande vad ni vill läsa i dessa blogginlägg är ni välkomna att kommentera, på så sätt kan vi styra innehållet för att det ska bli tydligare för er.

 

Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt — 20 augusti, 2015

Tips & Trix för administratörer – Versionsöversikt

För att veta vilka versioner som finns tillgängliga för nedladdning, har en tekniker (eller någon med de rättigheterna) behövt logga in på SourceTech Portal för att se vilken senaste versionen är. Numera kan du som administratör i Tellus Web enkelt se vilken version ni har på systemet samt vilken version som finns tillgänglig för nedladdning.

För att se detta behöver du ha någon av administratörsrättigheterna i Tellus. Du hittar denna sida i den sista menyn ”Systeminställningar” och sedan väljer du ”Om Tellus R2”.
About.png

 

Sidan du då kommer till ser ut så här. Överst i tabellen ser du de applikationer som körs och som hör till Tellus.
Det finns några rader här som kan vara intressanta.
  • Tellus Webclient (Denna rad samt den som är för ”TellusPAMService” visar versionen på Tellus)
  • Tellus Mobile
  • EwsStatusManager (Tjänsten som hanterar kalenderkopplingen)
Den här sidan visar nämligen inte bara vilka versioner som är installerade hos er, utan även de tjänster som är igång.
De rader som har ljusgrå text är inaktiva. Det här systemet har tillexempel tjänsten för eXpose installerad, men den är inte igång och används.
Kolumnen efter namnet på tjänsten är den som visar vilken version som är installerad, nästa kolumn visar vilken version som finns tillgänglig för nedladdning. På detta sätt har ni som kund koll på vilken senaste nedladdningsbara version är.