Tips och trix – Användare — 18 september, 2017

Tips och trix – Användare

I hänvisningsdelen i Tellus finns det val för hur din telefon ska hanteras under din hänvisning. Beroende på vilka inställningar din administratör har valt på din telefon så kommer standardvalet att variera. Vi ska i det här blogginlägget beskriva vilka händelser som finns och vad de innebär.

Vad gör starthändelsen?

När du sätter en hänvisning i Tellus så skickas den informationen till telefonväxeln, detta för att din telefon ska hanteras på önskat sätt under tiden du inte kan svara i telefonen.

Vilka val finns det?

Följande val finns att välja på i Tellus.

Starthändelser-standard

Dessa val är de som alltid finns med som starthändelser. Det finns fler val under sluthändelser, dessa förklaras längre ned.

Vad gör de olika valen?

  • Ingen – Detta val innebär att ingen uppdatering skickas till telefonväxeln. Om man använder denna som starthändelse kan man skapa en så kallad ”Mjuk hänvisning” som innebär att telefonen kommer att fortsätta vara öppen för samtal under hänvisningen. På så sätt kan man fortfarande besvara samtal under ett möte, men telefonister och kollegor ser att du egentligen är upptagen.
  • Följ profil – Om du har flera anknytningar upplagda som Tellus kan styra så kan du använda valet följ profil. Detta innebär att alla kontrollerbara anknytningar kommer att hanteras enligt inställningarna en administratör har gjort på den under hänvisningen. När hänvisningen sedan tar slut kommer de att öppnas och styra samtalen till den telefon du har valt ska vara aktiv.
  • Öppna – Detta val bör endast användas som sluthändelse, endast vid speciella tillfällen bör det vara en starthändelse. Det som händer är att en order om att öppna telefonen för samtal och om telefonen redan är öppen (du är närvarande) så kan valet göra att dubbla budskap skickas till växeln vilket kan leda till felaktigheter.
  • Stäng – Detta val skickar en order om att stänga telefonen till växeln. Detta gör att inga samtal kommer igenom och vanligtvis dirigeras de till telefonist eller röstbrevlåda.
  • Medflytta Detta val är det vanligaste och oftast det som sker i bakgrunden. Det gör att din telefon medflyttas till en röstbrevlåda eller annan telefon under hänvisningen. När du har gjort detta val kommer du att få en textruta där du skriver in det telefonnummer som telefonen ska medflyttas till under hänvisningen. Det kan vara en anknytning eller ett externt nummer, om det är ett externt nummer är det viktigt att du anger trunkkoden för att det ska fungera (oftast 0 eller 00).

Om ni använder Tellus Voice

Om ditt företag använder Tellus Voice och administratören har satt det som din standard starthändelse kommer du att ha ytterligare ett val i starthändelserna. Detta kommer även att vara det som är valt som standard när du skapar en ny hänvisning.

Starthändelser

Som sista val kommer då valet ”Tellus Voice” (Eller det som administratören har döpt röstbrevlådan till) att finnas. Detta gör att alla dina samtal kommer till din röstbrevlåda under hänvisningen och får valet att lämna meddelandet till dig.

Om administratören har stängt av möjligheten att lämna meddelanden i din röstbrevlåda kommer endast orsaken för hänvisningen att spelas upp.

Vad gör sluthändelsen?

Sluthändelsen bestämmer vad som ska hända när hänvisningen tar slut. Ska telefonen öppnas, medflyttas till en annan telefon eller fortsätta vara stängd?

Valen för sluthändelsen skiljer sig något från de som finns för starthändelse, de första sex valen är desamma, men om du har profiler knutna till din användare kommer dessa att finnas som val för sluthändelsen.

Screen Shot 2017-09-14 at 09.19.08

Vad är en profil?

En profil är en telefon som din vanliga anknytning kan styras till med ett enkelt val i TellusWeb. Detta gör att du inte behöver lägga en hänvisning om du till exempel arbetar hemma utan du kan enkelt byta profil till din hem- eller mobiltelefon. På detta sätt kan kunder nå dig på din anknytning även när du inte är på kontoret, men när du tillexempel har lunch så är din anknytning stängd.

Om du väljer en profil som sluthändelse kommer din anknytning att medflyttas till den profilen tills du gör ett aktivt val att det inte längre ska vara din aktiva profil.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

SaveSave

Tips & Trix – Users — 9 juni, 2017

Tips & Trix – Users

A well developed visitor system gives your entire organization a professional impression and will lift the efficiency in the reception. Tellus Visit is a system for handling of visitors that is integrated in our Tellus suite. Due to this integration we can optimise the functionality by giving the system access to your database, by doing this, you will make it quicker and easier for all involved, receptionists, visitors and users.

You can pre-register your visitors in TellusWeb.  This will favour both you, the receptionist and your visitors. Your pre-registered visitors will be shown in the receptionists attendant plug-in and this will ensure you that your visitors will receive the best possible service from the reception.

The visit pane in TellusWeb got redesigned in 3.1.2.0 to make it even easier for you as a user.

AddVisit

The first thing you will see is a form where you fill out the information about the user. Set the time that you are expecting the visitor to arrive and leave. You can also select a category for the visitor (these are defined by the administrator) and other information about the visit.

When you have filled out the form, simply press ”Save” and the visitor will be created with you as the recipient.

Visitors

When you are expecting visitors, they will be listed under the form in the visit pane. You can edit or remove visitors that have the status ”Pending”. The color of the icon on the left hand side shows the status of the visitor.

In this image the visitors ”Anna Andersson” and ”Björn Martinsson” are inhouse. The visitor ”Lena Björk” will arrive tomorrow.

If the color of the icon is red the visitor has been checked out of the system.

Divider-01

 

Tips & Trix – Användare — 29 maj, 2017

Tips & Trix – Användare

Ett välutvecklat besökssystem ger hela organisationen ett professionellt intryck och ökar effektiviteten i receptionen. Tellus Visit är ett system för besökshantering som integreras med Tellus-sviten. I och med det har besökssystemet tillgång till er databas och det ökar funktionaliteten gentemot ett fristående besökssystem.

I TellusWeb kan användare förregistrera sina besök och på så sätt underlätta processen för receptionister och besökare. Finns besöken inskrivna i systemet sedan tidigare kan receptionisterna skriva ut eventuella besöksetiketter så att de finns klara när besökaren anländer och besökaren behöver på så sätt inte skriva in sina uppgifter.

I TellusWeb version 3.1.2.0 har vi gjort om designen för denna sida för att göra det tydligare för dig som användare.

Lägg till besök

Det första du ser när du går in på sidan för besök är ett formulär där du enkelt kan skriva in den information om besökaren som behövs. Här väljer du tid för när besöket förväntas ankomma och lämna, du kan även välja en kategori (dessa definieras av administratören) samt ytterligare information om besöket. Informationen kan till exempel vara vilket konferensrum ni ska vara i.

När du har fyllt i informationen klickar du på spara och besöket registreras med dig som mottagare.Incheckade besökare

När du har besök registrerade kommer dessa att visas under registreringsformuläret. Där kan du redigera eller ta bort besökare som ännu inte har anlänt. Färgen på rektangeln längst ut till vänster visar om besökaren har blivit incheckad eller inte.

På denna bild är ”Sanna Bark” och ”Erik Hansson” incheckade och alltså på plats på företaget. Besökaren ”Kamilla Wimnell” förväntas ankomma först imorgon och har därför färgen gul.

Om besökaren har en röd rektangel betyder det att den har blivit utcheckad och inte längre är på plats på kontoret.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

 

Tips & Trix for administrators — 30 mars, 2017

Tips & Trix for administrators

We will soon release a new version of TellusWeb. In this version we have made som changes in the administration of operators.

The new page has an easier look and feel that follows our new design guidelines.

The first thing you will see when you open the page from the administration menu is a list of the users that are defined as an operator.

Operators.png

You can easily remove or edit a operator here.

If you want to add a new operator you search for the person in the search box and will get a result list.

Add-operators

To add a user as an operator you simply press the plus icon at the far right and select the node and number translator. Easy as that!

Divider-01

Please leave a comment on what you would like to read about or if you have any questions regarding this. We are trying to post relevant information for you that can help in your daily work.

Tips & Trix för administratörer — 20 mars, 2017

Tips & Trix för administratörer

Inom kort kommer vi att släppa en ny version av TellusWeb. Där finns bland annat en uppdaterad sida för att administrera vilka som är telefonister i systemet och på så sätt har rättigheterna att logga in i telefonistapplikaitonen.

Den nya sidan är enklare att använda och har en helt ny design som följer våra nya riktlinjer.

När man kommer in på sidan får man en lista på de användare som redan finns associerade som telefonister.

Telefonister.png

I den här vyn är det enkelt att redigera eller ta bort en telefonist.

Om du vill lägga till en ny telefonist söker du i sökrutan och får då en lista med de som stämmer överens med dina sökkriterier.

Telefonister-search

För att ge denna användare rätten att logga in i telefonistapplikationen klickar du på det gröna plusset och i dialogen som öppnas väljer du vilken nod telefonisten ska tillhöra samt nummeröversättare.

Divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

Workshop för telefonister och administratörer — 13 mars, 2017
Tips & Trix Administrators — 6 februari, 2017

Tips & Trix Administrators

It’s important that all settings on a user is correct when using Tellus. This is not only for the user settings, it’s also important that all organisation settings are valid. This can be tricky to check in an easy way. But in the administration there is a page called ”Overview” where all settings on a user is displayed.

In the administration the ”Overview” is located in the first section at the far left.

adminmenu-en

 

Here you get an overview of all settings bound to a user, both user settings and organisation settings.

overview-en

In this picture we can see that the user ”Cecilia Alerius” is bound to the organisation ”Marketing”. A lot of the important settings are located on the organisation and here we can easily find errors if there is some. We can see that the organisation ”Marketing” is bound to the organisation setting ”SourceTech”.

In the organisation settings there are information about the absence profile that the user gets access to. This controls which absence types that are displayed when you want to create an absence for the user. You can also see the email server, calendar server etc.

You can also see the phones bound to the user and which node they are connected to.

If there are any errors this will be displayed in red which makes it easy to spot.

overview-empty-en

divider-01

Please leave a comment on this entry if you have any request about the Tips & Trix section, or if you have any questions about this feature.

Tips & Trix Administratörer — 31 januari, 2017

Tips & Trix Administratörer

I Tellus är det viktigt att alla inställningar på en användare stämmer. Det är inte bara inställningarna på själva användaren som är viktig, utan organisationsinställningarna är minst lika viktiga. Det kan vara svårt att få en översikt för vilka inställningar som används på en person, därför vill vi idag tipsa om sidan för översikt i administrationen.

Översikten hittar du i administrationsmenyn i den första sektionen och längst till vänster.

adminmeny

I denna vy kan du alltså se vilka inställningar som en viss användare har bundna till sig.

Overview-SE.png

Vi kan här se att användaren ”Cecilia Alerius” tillhör organisationen ”Marketing”. Många viktiga inställningar ligger som sagt på organisationsnivå och här kan vi se att de som tillhör organisationen ”Marketing” använder inställningarna ”SourceTech”.

Här finns information om vilken frånvaroprofil användaren har tillgång till, det är alltså vilka frånvarokoder som ska finnas tillgängliga för användaren att använda. Vi ser även e-post server, SMS-tjänst, kalenderkoppling med mera.

Här finns också information om vilka telefoner som användaren har samt vilken nod de tillhör.

Denna sida är väldigt användbar om man upptäcker problem med en användare. Det är lätt att se om det är någon viktig information som saknas.

overview-empty-se

divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.

Tips & Trix – Users — 4 november, 2016

Tips & Trix – Users

Sometimes it’s difficult to know which users that has the same manager. In Tellus there is an easy way to figure this out.

Start by searching for a user, I have searched for Nathalie Heisner.

Nathalie-1-EN.png

We can easily see that her manager is Leif Andersson, but I would like to know if there is anyone else that reports to him. To do this I simply click on the link that says his name and gets redirected to his details.

nathalie-2-en

Below the detailed pane I can see a result list with the users that have Leif set as their manager in Tellus.

leffeen

This will also work on the information set in the field for Colleague.

divider-01

Please feel free to comment and tell us what you would like to read about on our blog.

Tips & Trix – Användare — 26 oktober, 2016

Tips & Trix – Användare

Det kan ibland vara svårt att veta vilka som har samma chef, de arbetar ju inte alltid på samma avdelning. Men i Tellus finns det ett enkelt sätt att ta reda på vilka som har samma chef, eller samma ersättare.

Sök upp en person, i mitt fall har jag valt Nathalie Heisner.

nathalie-1

Vi ser att hon har Leif Andersson som chef, men jag vill ju veta vilka mer som har honom som chef. Då klickar jag helt enkelt på länken till hans detaljer.

Nathalie-2.png

Då kommer vi att se att jag får upp alla uppgifter som finns inskriva i systemet på Leifs användare. Men under det får jag en lista med de användare som har honom inskriven som sin chef i Tellus.

leffe

Detta fungerar som sagt även på de som ha ”Ersättare” inskrivna.

divider-01

Kommentera gärna detta inlägg med vad ni vill veta mer om eller om ni har några frågor. Vi försöker hela tiden att komma på nya tips & trix som kan hjälpa dig som användare av systemet i ditt dagliga arbete.