Tips & Trix – Keyboard shortcuts — 29 mars, 2016

Tips & Trix – Keyboard shortcuts

There are many functions in the operator application 4059EE, and I’m sure that all of you don’t know all of them. In this post, we will highlight two features that we think are important; the mute function and the possibility to call a users associated voicemail.

Assigning a keyboard shortcut

Before you create a new / edit a keyboard shortcut, you need to find out what function it belongs to. Is it; a call handling function, or a function of Tellus PAM?
First, open the dialog for the settings, and then click ”Call Handling” (Select PAM if the shortcut belongs to the absence management) in the left part of the dialogue. In the right pane, select ”Keyboard”. You will now see all the functions that can be mapped to a button on your keyboard.
Keyboard-shortcuts.png
Many of the functions are already associated with a button, but you can change the key or create the ones that are not mapped here.
Click on the name of the function you want to change, such as ”View call queues”. Information about the key function is associated will be shown below.
 Assigned-key.png
If you want to change the assigned shortcut, select it in the list and move the focus to the text box. Press the button you want to have as the shortcut and press the assign button.
Mute button
Sometimes when you talk to a customer need to ask a colleague for help, or maybe it is that you have to sneeze (it happens to the best of us), and this might be something you don’t want the customer to hear. To make sure the customer doesn’t hear you, you can use the mute function and turn off your microphone. This can be done in two ways:
  1. Press the ”Mute” button at the bottom of the application.
    Mute.png

    When you have pressed the button the icon will change so that you can see that the microphone is off.
    Mute-active.png
  2. You can create a keyboard shortcut for this, follow the steps above but select ”Mute” in the list. When you press the button, you will see that the icon has changed and the microphone is turned off.
Call voicemail

You as an attendant can connect the caller directly from the operator application to a users voicemail. This can come in handy if the user doesn’t answer and the caller thinks it is easier to leave a message on his/hers voicemail instead of you writing down a message.

This can be done in two ways.
  1. Click the dynamic key (S-key) in the lower part of the application that has the text ”Voicemail”. If you do not see this button, it may be that you have to use the arrows to see more buttons, or that the user  doesn’t have a mailbox associated with it.
    Voicemail.png
  2. You can create a keyboard shortcut for this, follow the steps at the top of this post. The function you are looking for is called ”Call voicemail” and is located under ”Call handling” in the settings.
If you have something you want to know more about in our applications, feel free to comment!
Kick-off — 23 mars, 2016

Kick-off

It will be hard to reach us the 21:th of April due to an internal kick-off. We will use this day to discuss future products and features in the Tellus suite.

Our support will be open but it can take a little while longer to come in contact with the support as well. Therefore, we ask you to only contact us by phone if you have a critical issue.
Tips & Trix – Snabbknappar —

Tips & Trix – Snabbknappar

I 4059EE finns flera funktioner som alla kanske inte känner till, att man dessutom kan aktivera dessa funktioner via snabbknappar på tangentbordet är det säkert ännu färre som vet. I detta inlägg kommer vi att lyfta fram två funktioner som vi tycker är viktiga; sekretessknappen och funktionen ”Ring associerad röstbrevlåda”.

Att associera en snabbknapp

Innan man skapar upp en ny/redigerar en snabbknapp behöver man ta reda på vilken funktion den tillhör. Är det en funktion för samtalshantering eller har funktionen, till exempel, med Tellus PAM att göra?
Börja med att öppna dialogen för inställningar och klicka sedan på ”Callhandling” (välj PAM om det är en knapp för hänvisning) i den vänstra delen av dialogen. I den högra delen väljer du sedan ”Keyboard” och får då upp alla funktioner som kan mappas till en knapp på ditt tangentbord.

Keyboard-shortcuts.png

Många av funktionerna är redan associerade med en knapp, men du kan byta knapp eller skapa upp de som inte är mappade här.
Klicka på namnet på den funktionen du vill ändra, till exempel ”Visa samtalsköer”. Information om den knapp som funktionen är associerad till kommer att visas nedan.

Snabbknapp.png

Vill du ändra den markerar du helt enkelt den textboxen och trycker på den knapp på tangentbordet du vill använda. Klicka sedan på tilldela.
Sekretessknapp
Ibland när man talar med en kund behöver man fråga en kollega om hjälp eller så behöver man kanske nysa (det händer även den bästa!) då vill man inte att kunden ska höra detta. Man kan då stänga av sin egen mikrofon. Detta kan man göra på två olika sätt:
  1. Klicka på knappen för ”Mute” längst ned i applikationen.
    När du gjort det kommer ikonen att strykas över med en röd linje för att visa att mikrofonen är avstängd.Mute.png
    Mute-active.png
  2. Du kan skapa upp en snabbknapp för detta, följ stegen här ovanför men välj funktionen ”Sekretess” i listan. När du sedan använder knappen kommer du att se att ikonen för ”Mute” stryks över och mikrofonen stängs av.
Ring associerad röstbrevlåda
Om användaren har en röstbrevlåda i Tellus Voice kan du som telefonist koppla in den inringande kunden direkt från telefonistapplikationen till användarens röstbrevlåda. Detta kan komma väl till hands om en person inte svarar och kunden tycker att det är lättare att prata in ett meddelande på röstbrevlådan i stället för att du ska skriva ett meddelande.
Även denna funktion har två hanteringar.
  1. Klicka på den dynamiska knapp (s-knapp) i den nedre delen av applikationen som har texten ”Röstbrevlåda”. Om du inte ser denna knapp kan det vara så att du  måste använda pilarna för att se fler knappar, eller så har inte användaren en röstbrevlåda associerad till sig.
    Voicemail.png
  2. Du kan skapa en snabbknapp för detta, då följer du stegen som finns överst i detta inlägg. Funktionen som du söker efter heter ”Ring associerad rbl” och finns under delen för call handling i inställningarna.
Om du har förslag på vad du vill läsa om i dessa inlägg, tveka inte att lämna en kommentar!