Allmänt om kalenderkopplingen

Genom att använda kalenderkopplingen i Tellus kan du styra dina hänvisningar och även din telefon. När ett event är skapat i din kalender kommer det även att skapas en hänvisning i Tellus. Detta göra att dina kollegor och även kunder får besked om att du inte finns tillgänglig just nu.
När en hänvisning från kalendern skapas kommer den text som står i ämnesraden att läggas som beskrivning på hänvisningen och alltså finnas tillgänglig för alla användare och telefonister i systemet. Om du inte vill att all den informationen ska synas kan du sätta en punkt (.) där du vill att Tellus ska sluta läsa.
Om du har ett möte som är återkommande är det viktigt att komma ihåg att sätta ett slutdatum på den återkommande aktiviteten, annars kommer detta möte att ignoreras av Tellus.
Genom att använda olika tecken i ämnesraden för mötet kan du styra vad som ska hända med telefonen under mötet.
  • Om du skriver ett bindestreck (-) innan rubriken för mötet kommer din telefon att vara öppen för samtal under mötet men dina kollegor kommer att se att du är hänvisad.
  • Om du skriver ett ”större än”-tecken (>) innan rubriken för mötet och sedan ett telefonnummer kan du medflytta din anknytning till en annan telefon under ett möte.

Använda snabbkoder

När du lägger ett möte i din kalender som Tellus sedan analyserar kan du använda dig av snabbkoder för att frånvarotypen ska bli rätt. Frånvarotyper används framförallt i samband med att man har talad hänvisning (en röstbrevlåda som läser upp frånvaroorsaken när en telefon är hänvisad) samt att den visas för telefonister och andra användare.

Snabbkoderna är inställningsbara per företag och det innebär att de skiljer sig från system till system. Det är därför svårt att ge en generisk bild av hur man kan använda snabbkoder.

Hänvisningstyp

Snabbkoder

Möte

1

Möte

Sammanträde

Meeting

Lunch

2

Lunch

Semester

3

Semester

Ledig

SEM

Tellus läser de två första orden i en mötesbokning och om något av de orden överensstämmer med någon av snabbkoderna kommer hänvisningstypen att sättas till den frånvarotyp som matchas med den koden. Om ingen kod kan identifieras kommer ingen hänvisning att skapas.

Tillåt alla ämnen

Det finns en inställning till kalenderkopplingen som kallas ”Tillåt alla ämnen”. Denna gör så att ämnet inte behöver stämma överens med en snabbkod för att skapas. Om Tellus kan identifiera en snabbkod i ämnet så kommer hänvisningen att matchas mot den koden, annars kommer hänvisningen att skapas med en systemkod. Detta innebär att hänvisningen inte kommer att ha någon beskrivande rubrik men att man fortfarande kommer att kunna se återtiden för användaren.

Privata kalenderobjekt

Inställningen ”Tillåt privata kalenderobjekt” gör att även de kalenderobjekt som är markerade som privata i din kalender kommer att tas in i Tellus. Det kommer inte att stå någon information om själva mötet, men informationen att personen i fråga inte är på plats kommer att synas.

Status

Möten i din kalender har olika status, Tellus kommer att ta in möten som är skapade med statusen ”Upptagen” eller ”Inte på kontoret”. När möten är satta som ”Ledig” eller ”Preliminär” kommer dessa inte att skapas som en hänvisning. Detta är viktigt att komma ihåg när man får inbjudningar då dessa oftast är satta som ”Preliminära” innan de är godkända.

Instruktion

Vill du ha en instruktion för kalenderkopplingen kan du ladda ner den från vår portal.