Tips & Trix – Calender integration — 8 juni, 2015

Tips & Trix – Calender integration

General information

By using calendar integration in Tellus you can control your absences and your phone. When an event is created in your calendar, it will also create a absence in the Tellus. This will make the information available to your colleagues and even to your customers.
As a absence from the calendar is created, the text in the subject line will be added as the description of the absence and thus be available to all users and operators of the system. If you do not want all the information to appear, you can insert a period (.) Where you want the Tellus will stop reading.
If you have a meeting that is recurring, it is important to remember to put an end date on the recurring activity, otherwise this meeting to be ignored by the Tellus.
By using different characters in the subject line of the meeting, you can control what should happen to the phone during the meeting.
  • If you type a hyphen (-) before heading for the meeting your phone will be open for calls during the meeting, but your colleagues will see that you have an active absence.
  • If you write a ”greater than” sign (>) before the heading for the meeting and then a phone number you can forward your phone to another phone during a meeting.
Using codes
When you add a meeting in your calendar that Tellus analyzes, you can use codes to make sure that the absence type will be correct. Absence types are used primarily in connection with spoken absence (a voice mail that reads the reason for absence when a phone is referred) and that it is displayed for operators and other users.
The codes are customisable per company which means that they differ from system to system. It is therefore difficult to give a generic picture of how you can use the codes.

Absence type

Codes

Meeting

1

Meeting

Sitting

Lunch

2

Lunch

Vacation

3

Vacation

Holiday

Free

Tellus reads the first two words of a meeting reservation, and if any of the words is consistent with one of the codes the absence will be set to the absence type matched with the code. If no code can be identified no absence is created.

Allow any subject

There is an setting to the calendar integration called ”Allow any subject”. This ensures that the topic does not need to consist with a code to be created. If Tellus can identify a code in the subject then the absence will be of the type that is matched against the code, otherwise the reference will be created with a system code. This means that the reference will not have any descriptive title but that they will still be able to see the end time for the users absence.

Private calendar object

The setting ‘Allow private”allows even the calendar item that is marked as private in your calendar will be taken into Tellus. There will not be any information about the meeting itself, but the information that the user has an active absence will be shown.

Status

Meetings in your calendar can have different statuses, Tellus will take in meetings that are created with the status ”Busy” or ”Out of office”. When meetings are set as ”Free” or ”Tentative” they will not be created as a absence. This is important to remember when you get invitations as they usually are set as ”Tentative” before they are approved.

Instruction

If you want a guide for the calendar integration, you can get it from our portal.
Maingate iMez byter domän — 5 juni, 2015
Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling —

Tips & Trix för användare – Kalenderkoppling

Allmänt om kalenderkopplingen

Genom att använda kalenderkopplingen i Tellus kan du styra dina hänvisningar och även din telefon. När ett event är skapat i din kalender kommer det även att skapas en hänvisning i Tellus. Detta göra att dina kollegor och även kunder får besked om att du inte finns tillgänglig just nu.
När en hänvisning från kalendern skapas kommer den text som står i ämnesraden att läggas som beskrivning på hänvisningen och alltså finnas tillgänglig för alla användare och telefonister i systemet. Om du inte vill att all den informationen ska synas kan du sätta en punkt (.) där du vill att Tellus ska sluta läsa.
Om du har ett möte som är återkommande är det viktigt att komma ihåg att sätta ett slutdatum på den återkommande aktiviteten, annars kommer detta möte att ignoreras av Tellus.
Genom att använda olika tecken i ämnesraden för mötet kan du styra vad som ska hända med telefonen under mötet.
  • Om du skriver ett bindestreck (-) innan rubriken för mötet kommer din telefon att vara öppen för samtal under mötet men dina kollegor kommer att se att du är hänvisad.
  • Om du skriver ett ”större än”-tecken (>) innan rubriken för mötet och sedan ett telefonnummer kan du medflytta din anknytning till en annan telefon under ett möte.

Använda snabbkoder

När du lägger ett möte i din kalender som Tellus sedan analyserar kan du använda dig av snabbkoder för att frånvarotypen ska bli rätt. Frånvarotyper används framförallt i samband med att man har talad hänvisning (en röstbrevlåda som läser upp frånvaroorsaken när en telefon är hänvisad) samt att den visas för telefonister och andra användare.

Snabbkoderna är inställningsbara per företag och det innebär att de skiljer sig från system till system. Det är därför svårt att ge en generisk bild av hur man kan använda snabbkoder.

Hänvisningstyp

Snabbkoder

Möte

1

Möte

Sammanträde

Meeting

Lunch

2

Lunch

Semester

3

Semester

Ledig

SEM

Tellus läser de två första orden i en mötesbokning och om något av de orden överensstämmer med någon av snabbkoderna kommer hänvisningstypen att sättas till den frånvarotyp som matchas med den koden. Om ingen kod kan identifieras kommer ingen hänvisning att skapas.

Tillåt alla ämnen

Det finns en inställning till kalenderkopplingen som kallas ”Tillåt alla ämnen”. Denna gör så att ämnet inte behöver stämma överens med en snabbkod för att skapas. Om Tellus kan identifiera en snabbkod i ämnet så kommer hänvisningen att matchas mot den koden, annars kommer hänvisningen att skapas med en systemkod. Detta innebär att hänvisningen inte kommer att ha någon beskrivande rubrik men att man fortfarande kommer att kunna se återtiden för användaren.

Privata kalenderobjekt

Inställningen ”Tillåt privata kalenderobjekt” gör att även de kalenderobjekt som är markerade som privata i din kalender kommer att tas in i Tellus. Det kommer inte att stå någon information om själva mötet, men informationen att personen i fråga inte är på plats kommer att synas.

Status

Möten i din kalender har olika status, Tellus kommer att ta in möten som är skapade med statusen ”Upptagen” eller ”Inte på kontoret”. När möten är satta som ”Ledig” eller ”Preliminär” kommer dessa inte att skapas som en hänvisning. Detta är viktigt att komma ihåg när man får inbjudningar då dessa oftast är satta som ”Preliminära” innan de är godkända.

Instruktion

Vill du ha en instruktion för kalenderkopplingen kan du ladda ner den från vår portal.